ملاک هزینه های قابل قبول در مالیات همان است که در قانون مالیات های مستقیم آمده است. از آنجا که هر کسب و کاری برای تحصیل درآمد، نیازمند صرف هزینه می باشد ، قانون مالیات های مستقیم هزینه های قابل قبول در مالیات را مشخص نموده است تا امر بر همه روشن شود. نکته ای که حسابداران که کار حسابداری انجام می دهند باید به آن توجه داشته باشند. فصل دوم از باب چهارم قانون مالیات ها را به هزینه های قابل قبول اختصاص داده است.
اولین نکته حائز اهمیت اینکه ، هزینه های قابل قبول، هزینه هایی است که در حدود متعارف متکی به مدارک بوده و منحصرا مربوط به تحصیل درآمد موسسه در دوره مالی مربوط با رعایت حد نصاب های مقرر باشد. گفتنی است در مواردی که هزینه ای در قانون مالیات ها پیش بینی نشده یا بیش از نصاب های مقرر بوده، ولی پرداخت آن به موجب قانون یا مصوبه هیات وزیران صورت گرفته باشد قابل قبول خواهد بود.
علاوه بر هزینه انجام شده ، پرداخت هزینه هم در مواردی مهم می شود. مثلا شرط لازم برای پذیرش هزینه پرداختی قابل قبول مالیاتی موضوع قانون مالیاتها که به شیوه تهاتری انجام نشود از مبلغ پنجاه میلیون (50.000.000) ریال به بالا منوط به پرداخت یا تسویه وجه آن از طریق سامانه بانکی خواهد بود. یعنی پرداخت نقدی هزینه های بالای 5 میلیون تومان برای اداره مالیات قابل قبول نخواهد بود.
در ضمن هزینه های مربوط به درآمدهایی که به موجب قانون مالیات های مستقیم از پرداخت مالیات معاف یا مشمول مالیات با نرخ صفر بوده یا با نرخ مقطوع محاسبه می شود، به عنوان هزینه های قابل قبول مالیاتی شناخته نمی شوند.
برخی از هزینه های قابل قبول بموجب ماده 148 قانون مالیات های مستقیم بشرح ذیل می باشد:
1- قیمت خرید کالای فروخته شده و یا قیمت خرید مواد مصرفی در کالا و خدمات فروخته شده.
2- هزینه های استخدامی متناسب با خدمت کارکنان براساس مقررات استخدامی موسسه
3- مخارج سوخت، برق، روشنایی، آب و مخابرات و ارتباطات.
4- حق الامتیاز پرداختی و همچنین حقوق و عوارض و مالیات هایی که به سبب فعالیت موسسه به شهرداری ها و وزارتخانه ها و موسسات دولتی و وابسته به آن ها پرداخت می شود (به استثنای مالیات بر درآمد و ملحقات آن و سایر مالیات هایی که موسسه به موجب مقررات قانون مالیات ها ملزم به کسر از دیگران و پرداخت آن می باشد و همچنین جرایمی که به دولت و شهرداری ها پرداخت می گردد.)
5- هزینه های فرهنگی، ورزشی و رفاهی کارگران پرداختی به وزارت کار و امور اجتماعی حداکثر معادل ده هزار ریال به ازای هر کارگر.
6- زیان اشخاص حقیقی یا حقوقی که از طریق رسیدگی به دفاتر آن ها و با توجه به مقررات احراز گردد، از درآمد سال یا سال های بعد استهلاک پذیر است.
7- هزینه های مربوط به حفظ و نگهداری محل موسسه در صورتی که ملکی باشد.
8- هزینه های حمل و نقل، ایاب و ذهاب، پذیرایی و انبارداری.
9- سود، کارمزد و جریمه هایی که برای انجام عملیات موسسه به بانک ها، صندوق تعاون و صندوق های حمایت از توسعه بخش کشاورزی و همچنین موسسات اعتباری غیر بانکی مجاز و شرکتهای واسپاری (لیزینگ) دارای مجوز از بانک مرکزی پرداخت شده یا تخصیص یافته باشد.
10- مخارج تعمیر و نگهداری ماشین آلات و لوازم کار و تعویض قطعات یدکی که به عنوان تعمیر اساسی تلقی نگردد.
11- ذخیره مربوط به خدمات پس از فروش (گارانتی) اشخاص حقوقی
این نکته قابل ذکر است که هزینه های دیگری که مربوط به تحصیل درآمد موسسه تشخیص داده شده و در این ماده پیش بینی نشده است به پیشنهاد سازمان امور مالیاتی کشور و تصویب وزیر امور اقتصادی و دارایی جز هزینه های قابل قبول پذیرفته می شود.
همچنین آن قسمت از دارایی های استهلاک پذیر که بر اثر بکارگیری یا گذشت زمان یا سایر عوامل و بدون توجه به تغییر قیمت ها ارزش آن تقلیل می یابد و همچنین هزینه های تأسیس، قابل استهلاک بوده و هزینه استهلاک آنها جزء هزینه های قابل قبول مالیاتی تلقی می شود.
در نرم افزار حسابداری ، هزینه ها را در سرفصل هزینه ها ثبت می کنند و خود هزینه ها دارای یک گروه مستقل است. هزینه ها جزء حسابهای موقت هستند که در پایان سال مالی با بستن حسابهای موقت صفر می شوند و مانده آنها به سند سود وزیان منتقل می شود.
